Svako poduzeće treba aktivno koristiti takav alat upravljanja kao što je proračun prihoda i rashoda (u daljnjem tekstu BDR). Što je? Pokušajmo razumjeti ovaj članak.
Osnovne definicije
Svaki poslovni subjekt ima svoj BDR sustav, ovisno o izboru strategije financijskog planiranja, kao i o postavljenim ciljevima. Stoga, pri definiranju BDR-a, što je on i koja mu je svrha, potrebno je razumjeti činjenicu da je kao tehnologija upravljanja u svakoj tvrtki usmjerena na postizanje vlastitih ciljeva i korištenje vlastitih sredstava i alata.
Proračuni se pripremaju kako za tvrtku u cjelini, tako i za njene pojedinačne divizije. Proračun prihoda i rashoda je plan rada, koordiniran u svim strukturnim jedinicama, koji objedinjuje pojedinačne proračune i karakterizira ga protok informacija za donošenje upravljačkih odluka u području financijskog planiranja. U ovom proračunu planirana dobit i novčani tokovi razmatraju se ukupno. Dakle, odgovarajući na pitanje je li BDR -što je to, može se tvrditi da je to rezultat mnogih rasprava, kao i donošenja odluka u budućnosti o sudbini poduzeća, što pridonosi njegovom učinkovitom operativnom i financijskom upravljanju.
Proračuni koji se provode tijekom formiranja proračuna, omogućuju pravovremeno i u cijelosti utvrđivanje iznosa novca potrebnog za provedbu donesenih odluka. U ovom slučaju govorimo o formiranju izvora primanja tih sredstava (na primjer, posuđenih ili vlastitih).
Procjena učinkovitosti BDR-a
O kakvom se konceptu radi i kako se može procijeniti, može se prosuditi tek u promatranom razdoblju. Dakle, učinak izrade proračuna ovisi o tome koliko se očituje stupanj fleksibilnosti poslovnog subjekta, zbog predviđanja rezultata upravljačkih radnji. Financijsko planiranje i proračun predviđa definiranje osnovnih postavki za svako pojedinačno područje aktivnosti subjekta, kao i izračun različitih opcija uz pripremu odgovora na vjerojatne promjene u unutarnjem i vanjskom okruženju.
Proračunske funkcije
Ove funkcije ovise o fazi formiranja BDR-a i njegovoj implementaciji. Na samom početku izvještajnog razdoblja ovaj financijski dokument predstavlja plan prodaje, rashoda i ostalih financijskih transakcija u narednoj godini. Do kraja izvještajnog razdoblja on već igra ulogu procjenitelja (mjeritelja), uz pomoć kojeg je moguće usporediti stvarne i planirane pokazatelje kako bi se izvršile prilagodbe kasnijih aktivnosti poduzeća.
Funkcije BDDS-a i BDR-a su slične i mogu se predstaviti sljedećim popisom:
- analitički (korekcija strategije, promišljanje ideja, postavljanje novih ciljeva i analiza alternativa);
- financijsko planiranje;
- financijsko računovodstvo (potrebno je razmotriti i uzeti u obzir radnje koje su već poduzete u prethodnom razdoblju kako bi se u budućnosti donosile ispravne odluke);
- financijska kontrola (usporedba zadataka i dobivenih rezultata, prepoznavanje slabosti i prednosti);
- motivacijski (razumijevanje formiranog plana, kažnjavanje u slučaju nesprovođenja i poticaj pri ispunjavanju i prekomjernom ispunjavanju);
- koordinacija;
- komunikacija (koordinacija planiranih pokazatelja strukturnih podjela poduzeća, pronalaženje kompromisa i dodjeljivanje odgovornih izvršitelja u jednu ili drugu točku plana).
Usporedba BDDS-a i BDR
BDR (proračun prihoda i rashoda), kao i BDDS (proračun novčanih tokova) glavni su financijski dokumenti koji se moraju predočiti, primjerice, bankarskoj instituciji prilikom dobivanja kredita. Međutim, postoji razlika između to dvoje:
- BDDS je na gotovinskoj osnovi, BDR je na obračunskoj osnovi;
- BDR je planiranje neto dobiti, a korištenjem BDDS-a planiraju se novčani tokovi;
- BDR odražava digitalni materijal bez neizravnih poreza kao što su PDV i trošarine, a u BDDS-u su svi pokazatelji navedeni uzimajući u obzir oveporezi;
- ova dva dokumenta imaju razlike u strukturi: BDR ima članke o amortizaciji i revalorizaciji, a BDS sadrži članke o primitku i povratu posuđenih sredstava;
- i, naravno, nepodudarnosti u svrhu ovih dokumenata: BDR se koristi za izračun planiranog troška, profitabilnosti, prihoda i dobiti, a BDDS je potreban za praćenje novčanih tokova kroz blagajnu i račune namire poduzeća.
Glavne faze proračuna u poduzeću
Prva faza je formiranje financijske strukture i usmjerena je na razvoj modela takve strukture koja bi omogućila utvrđivanje odgovornosti za izvršenje samog proračuna, kao i kontrolu nad izvorima prihoda i troškovi.
Druga faza uključuje formiranje strukture proračuna i definira se kao opća shema konsolidiranog proračuna poslovnog subjekta. U ovoj fazi, stavke troškova u proračunu poduzeća zaslužuju posebnu pozornost.
Na temelju rezultata provedbe treće faze formira se računovodstvena i financijska politika poduzeća. Drugim riječima, stvara se skup pravila za računovodstvo, operativno i proizvodno računovodstvo, uzimajući u obzir ograničenja usvojena u pripremi proračuna i praćenju njegove provedbe.
Četvrta faza odnosi se na izradu reda i postupaka praćenja, planiranja i analize, u slučaju nastanka - razlozi neuspjeha.
I, konačno, peta faza je već povezana s izravnom implementacijom proračunskog sustava. Obuhvaća rad čija je provedba vezana uz izradu financijskih i operativnih proračuna za nadolazeće razdoblje, provođenje odgovarajuće analize čiji rezultati često mogu dovesti do određenih prilagodbi proračuna. Kao rezultat toga, prihodi i rashodi poduzeća trebaju se formirati u potrebnom iznosu.
Tri pristupa procesu budžetiranja
U modernoj literaturi postoje tri pristupa prema kojima se BDR članci formiraju:
- odozdo prema gore;
- "od vrha do dna";
- kombinirano.
Prvi pristup se koristi u velikim poduzećima gdje voditelji strukturnih odjela sastavljaju proračune za odjele ili odjele, koji se zatim svode na proračune radionice ili pogona u cjelini. Preduvjet za organizaciju proračuna je koordinacija pokazatelja od strane srednjih menadžera s najvišim menadžmentom tvrtke.
Primjer drugog pristupa BBB-a pokazuje da proces planiranja proračuna provodi najviše rukovodstvo, a angažman menadžera niže razine je minimalan.
Treći pristup je najizbalansiraniji i izbjegava negativne učinke prethodna dva pristupa.
Vrline proračuna
Kao i svaki ekonomski fenomen, budžetiranje ima pozitivne i negativne strane. Prednosti uključuju:
- promiče motivaciju i pozitivan stavtim;
- koordinira rad tima u cjelini;
- zahvaljujući redovitoj analizi omogućuje vam da na vrijeme prilagodite proračun;
- je alat za usporedbu planiranih i stvarnih rezultata.
Nedostaci proračuna
Među glavnim nedostacima treba istaknuti sljedeće:
- odstupanja u percepciji budžeta od strane različitih ljudi;
- visoka cijena i složenost procesa planiranja proračuna;
- nedostatak proračunske motivacije ako se ne priopći svim zaposlenicima.
