Danas u zemlji više nema knjižnica koje ne bi stvarale razne projekte, ne bi sudjelovale na raznim natječajima, jer upravo projektna djelatnost knjižnice poboljšava financijsko stanje ustanove, te jača svoju ulogu u tom području. Time se poboljšava kvaliteta usluga, a čitatelji zadovoljni. Projektna djelatnost knjižnica omogućuje vam da steknete vlastiti imidž i učinite ga puno boljim. Ovako se pojavljuju nove perspektive u radu.
Koji su projekti
Priroda i ciljevi projekta mogu biti potpuno različiti. Na primjer, pilot projekt. Ovo je prva, probna faza implementacije, koja će osigurati da odabrani sustav djelovanja bude učinkovit i jednostavan za primjenu. Istovremeno se osposobljava cijela radna skupina djelatnika uključenih u projekt. Utvrđuju se oblici i metode projektnog djelovanja knjižnice, potrebakonfiguraciju sustava rada, plan organizacijskih i tehničkih mjera. Sve to daje pilot projekt već u prvoj fazi implementacije. Troškovi su značajno smanjeni, a ujedno se ubrzava provedba projekta u punom opsegu. Trajanje pilot verzije projekta ograničeno je na trideset dana.
Informacijski projekt pripremljen je isključivo prema željama i potrebama korisnika. Inovativne i dizajnerske aktivnosti knjižnica uključuju projekte temeljene na značajnim promjenama, promjenama poznatih formata, korištenju suvremenih tehnologija i inovacija. Inovativni projekti uvijek privlače veliku pozornost korisnika. Marketinški projekt osmišljen je za što širu povezanost s javnošću područja, a to povezivanje mora biti obostrano. Strateški projekt je dugoročna aktivnost s dalekom perspektivom. Organizacijski dizajn uvijek je usmjeren na složeniju razinu. Na primjer, ljudi se okupljaju kako bi riješili vrlo složene probleme i razvili projekt koji je mnogo veći.
Poslovni ili partnerski projekt temelji se na sporazumu između fizičkih i pravnih osoba, gdje su prava i obveze apsolutno jednake. Gospodarski projekt izrađuje se u dugoročnom obliku, gdje se rješavaju prioritetni zadaci knjižnice. Rokovi su, međutim, u ovakvoj vrsti projekata uvijek precizno postavljeni. Obrazovni projekti najčešće se koriste u projektnim aktivnostima dječjih knjižnica, jer ovdje smjerovi mogu biti samo obuka, usavršavanje vještina, znanja i opće obrazovanje. Društveni projekt obično je namijenjenjedna kategorija ljudi i usmjerena je na pomoć, poboljšanje njihovih života.
Projekt kulture i razonode vrlo je popularan posvuda, u svakoj seoskoj knjižnici aktivnosti se temelje na ovom obliku rada. Ovdje knjižnica djeluje kao centar za razonodu, takvi su događaji obično vrlo spektakularni: to su glazbene i književne večeri, kazališne predstave, prezentacije, festivali, državni praznici, kreativne večeri i razne izložbe. Projekt stručnog usavršavanja provodi se unutar tima zaposlenika i usmjeren je na usavršavanje, usavršavanje posebnih vještina djelatnika knjižnice.
Mega i monoprojekti
Postoji neobično velik broj klasifikacija projekata. Zasebno se mogu promatrati u smislu razmjera i podijeliti na međunarodne, međudržavne, regionalne i međuregionalne, nacionalne, sektorske i međusektorske, resorne, korporativne, kao i projekte koji se provode u jednoj knjižnici. Potonji se može nazvati monoprojektom, ali postoje i multiprojekti - implementacija se odvija u nekoliko knjižnica, te megaprojekti - vrlo širok, barem regionalni projekt.
U domaćim publikacijama ne postoji jedinstvena definicija pojma "megaprojekt". Međutim, čak su i programske i projektne aktivnosti seoskih knjižnica ponekad uključene u specijalizirane integrirane programe s jednim ciljem i mnoštvo heterogenih projekata, međusobno usko povezanih, koji se provode na različitim razinama upravljanja. Na regionalnoj razini megaprojekt također uključujemulti-projekti, i mono-projekti, najčešće povezani s razvojem kulturnog okruženja - knjižnični sektor, kazališta, muzeji, centri za slobodno vrijeme. Ali glavni uvjet: svi projekti moraju biti ujedinjeni jednim ciljem, dodijeljenim materijalnim i financijskim sredstvima, kao i vremenskim okvirom provedbe.
Megaprojekti se uvijek razvijaju na najvišim razinama vlasti - na međudržavnoj, državnoj, republičkoj ili na razini regije ili teritorija. Uvijek su skupi, dugotrajni, s dugom implementacijom, uključujući udaljena područja s nedovoljno razvijenom infrastrukturom. Ali uvijek imaju utjecaj na kulturno i društveno okruženje cijele regije ili čak zemlje.
Ovdje su nam potrebne posebne metode upravljanja i koordinacije, pažljiva priprema. Primjer programskih i projektnih aktivnosti knjižnica mega razmjera je održavanje manifestacije Puškinova knjižnica koju je pokrenula Zaklada Soros 1998. godine, koja je provedena u iznimno velikim razmjerima, trajala je tri godine, a prodana je tek prva 20 milijuna dolara. Sudjelovao u bibliotečkom megaprojektu na području 83 subjekta Ruske Federacije.
Projektna ideja
Svaki projekt je uvijek čitav niz radnji koje su usmjerene na prepoznavanje i rješavanje određenog problema. A svaki problem ima svoje ishodište i konačno rješenje. Stoga je postizanje konačnog rezultata u projektnim aktivnostima knjižnica uvijek prisutno. Ideja projekta je nužno značajna u društvenom smislu, čak i ako je sam projekt mali i skroman,rezultati će sigurno biti korisni i potrebni određenom dijelu populacije. Projektne aktivnosti knjižnica uvijek su usmjerene na određeni rezultat. To može biti bilo koji koncept ili usluga koja je dovršena u svom sastavu i svojstvima, kako je predviđeno u projektu.
Zašto knjižnicama trebaju projekti? Ovo je prije svega nekomercijalna djelatnost, ali je važna po tome što radi na promjeni situacije u pružanju pristupa najkvalitetnijim, potpunijim, učinkovitim informacijama svih vrsta – kako za ciljne čitateljske skupine, tako i za lokalna zajednica u najširoj pokrivenosti. Najpopularnije programske i dizajnerske aktivnosti knjižnica. Općenito se smatra da su zajednički projekti najučinkovitiji kada se ostvaruje suradnja s drugim knjižnicama, kulturnim ili informacijskim institucijama, s lokalnim vlastima, kao i s neprofitnim organizacijama. To je, naravno, točno, ali uopće ne znači da knjižnica ne može sama uspješno provoditi programske i projektne aktivnosti.
Faze projektnog rada
Kada se projekt provede, uvijek se pojavljuju nove usluge - društvene, kulturne, informativne, obrazovne, otvaraju se nove mogućnosti, pojavljuju se čak i nove strukture. Davno prije izrade izvješća o programskim i projektnim aktivnostima knjižnice postaje jasna važnost održavanja ovakvih događanja. Svaki projekt ima ista osnovna svojstva. Ovo je vremenski rok – od trenutka kada projekt krene do potpunog rješenja problema, tjzavršetak rada, kada je naznačen završetak rezultata u rješavanju problema naznačenog u projektu i temeljito strukturiranog.
U nastavku će biti posebno prikazano kako se piše izvješće o programskim i projektnim aktivnostima knjižnice u cjelini, a posebno o zasebnom projektu. Prilikom provedbe bilo kojeg projekta bit će potrebna određena količina sredstava kako bi se osiguralo postizanje cilja. Faze rada na projektu knjižnice mogu se opisati na sljedeći način: prvo se razvija koncept, zatim se provodi, a zatim dovršava. Inspiraciju možete pronaći gledajući druge već razvijene projekte. Projektne aktivnosti u knjižnici uvijek počinju time. I uvijek postoji vaša ideja. U početnoj fazi prikupljaju se i analiziraju primarni podaci, identificiraju se problemske situacije koje je potrebno promijeniti. Zatim se utvrđuju ciljevi, postavljaju zadaci, naznačuju glavni zahtjevi i potrebna sredstva i vrijeme.
Nakon toga se analizira projektno okruženje, odabir sudionika, identificiraju rizici. Pritom se utvrđuju svi mogući načini rješavanja ovog problema i odabire optimalni. Tako započinju svi uspješno izrađeni projekti u projektnoj djelatnosti knjižnice. Prihvaća se najzanimljiviji od prijedloga za rješavanje identificiranog problema. A s gotovim konceptom možete početi tražiti financije. Nema toliko organizacija koje su spremne financirati knjižnice, ali ih se ipak može pronaći. Prijava za financiranje u tijeku.
Ideja, cilj, zadaci
PrijePrije svega, potrebno je odlučiti o glavnoj ideji projekta: koje grupe korisnika trebaju njegovu provedbu, zadovoljava li projektna ideja potrebe i zahtjeve ciljane publike, kao i trenutnu situaciju, zašto je to potrebno moglo uopće nastati i može li ova knjižnica riješiti te probleme. Ovdje je potrebno uskladiti zahtjeve: projektna aktivnost u školskoj knjižnici značajno se razlikuje od sveučilišne. Ideju je potrebno potvrditi konkretnim podacima, stručnim procjenama, stvarnim statistikama, zahtjevima korisnika, novinskim objavama i slično.
Najveće poteškoće nastaju u formuliranju ciljeva i zadataka. Cilj je, kao i obično, dugoročan rezultat, konačni proizvod, upravo ono što uzrokuje potrebu realizacije projekta, odnosno to su zasad općenite izjave, kvantitativno i kvalitativno ničim potvrđene. Formula za željeni rezultat. Uspješni primjeri projektnih aktivnosti knjižnica pokazuju da dugoročnost rezultata ne sprječava stvaratelje da odgovore na pitanje "zašto?". Zadaci su obično lakši, brži i lakši za rješavanje, jer su usko povezani s problemom koji se rješava, uvijek su specifični i daju međurezultate projekta do konačnih, odražavaju promjene situacije – kvantitativne i kvalitativne, a većina najvažnije - uvijek imaju akciju.
Zato je potrebno postaviti zadatke koji su obimni i precizni u terminima. Kada odluka zvuči: "poboljšaj ovo" ili "poboljšaj ovo", sam zadatak će ostati nedovršenriješeno jer nije naveden nikakav konkretan rezultat. Izvješće o projektnim aktivnostima u knjižnici ne bi smjelo sadržavati tako nejasne formulacije. Ovdje su nam potrebni jasni glagoli: “promijeni na ovo”, “kombiniraj ovo i ono”, “kreiraj ovo” i tako dalje. Možete se testirati pitanjima kada formulirate problem. Na primjer: ima li ovaj zadatak točan rok za završetak, učiniti "što" i "kako" posvuda zamijeniti "zašto" i "zašto", je li moguće provjeriti i izmjeriti rezultat rješavanja ovog zadatka, je li ovaj zadatak izvediv jesu li uopće jasni uvjeti za ovaj zadatak, hoće li rješenje ovog zadatka postati značajnije u smislu rezultata od samog cilja?
Razvojna faza
Sadržaj razvojne faze je razraditi sve glavne komponente koje su sadržane u projektu, te ga u potpunosti pripremiti za implementaciju. Prvo, sada je potrebno imenovati voditelja projekta i formirati tim. Drugo, razvijte strukturu projekta, resurse, identificirajte glavni posao i odredite konačni rezultat svake faze.
Izrađuju se planirani planovi, rasporedi rada, osmišljava se podrška - utvrđuje se proračun i procjena projekta, tehnologije kontrole i upravljanja, izračunavaju se mogući rizici. Konačno, u ovoj fazi potpisuje se ugovor o financiranju projekta. Sve ovo strukturno planiranje trebalo bi ući u razvojnu fazu.
Trenutnim kreatorima projekta treba biti potpuno jasno kakve aktivnosti je potrebno provesti kako bi se postiglo zacrtanorezultati, srednji i konačni. U ovoj fazi već je jasno definirano što će se točno raditi, tko će provesti planirane radnje, kako će to učiniti, kada će se to dogoditi, koji je slijed radnji, koja sredstva će sve to zahtijevati.
Faza implementacije
Sada je potrebno uhvatiti se u koštac s glavnim radom projekta, koji će ih voditelj, kako se svaka radnja izvodi, stalno pratiti. Da bi to učinio, trebat će mu detaljno praćenje prikupljanja svih stvarnih podataka kako bi ih usporedio s planovima. Na kraju projekta moraju se postići svi konačni ciljevi zacrtani u ranim fazama rada. Rezultati se nužno zbrajaju i projekt se zatvara.
U fazi provedbe projekta, glavni sadržaj posla obično se sastoji od organiziranja reklamne tvrtke, u provođenju prezentacija, nakon čega se projekt stavlja u akciju. Razvijaju se metodološki materijali i publikacije u masovnim medijima. Rezultat projekta se evaluira, rezultati se zbrajaju i zatim slijedi izvještajni dio.
Izvješća se pripremaju i informativna i financijska (za one organizacije koje su bile sponzori). Projekt je zatvoren, ponekad i svečano. Najbolji projekt je onaj koji nikada ne završava u obliku koristi koju je donio. U ovom slučaju, rezultati su održivi i stečeno iskustvo može se podijeliti s drugim organizacijama i knjižnicama.
Projektna dokumentacija
Dizajn projekta udokumenti bi trebali izgledati otprilike ovako:
1. Na naslovnoj stranici - naziv projekta, njegovi autori i organizacija prijavitelja.
2. Uvodni dio s kratkim opisom projekta - ne više od pet rečenica, gdje se izlaže iskaz i opis problema zbog kojeg je projekt kreiran, zatim uvjerljivi dokazi o potrebi i opravdanosti relevantnosti projekta (mnogo malo preuveličati ovaj značaj, i to s pravom).
3. Naznačena je svrha projekta i konačni rezultat nakon njegove provedbe.
4. Zadaci i načini za njihovo rješavanje su poredani.
5. Detaljne informacije o sudionicima projekta. O voditelju projekta. O izvođačima. O partnerima.
6. Opći sadržaj projekta s popisom aktivnosti potrebnih za rješavanje svakog problema. Ovdje je prikladno koristiti tablice i grafikone s datumima događaja i naznakom odgovornih osoba.
7. Procjena troškova - proračun projekta.
8. Sve o očekivanim rezultatima.
9. O perspektivama razvoja na temelju rezultata projekta.
Pogovor
stoga ovaj kreativni proces privlači zaposlenike bez ikakve prisile, kao i posjetitelje knjižnice i druge stanovnike tog područja.
Moram pisati o tomeda je rad na projektu pun radosti i riječi zahvalnosti, doprinosi ne samo očuvanju, već i prosperitetu svake knjižnice, privlačeći na taj način pozornost nadležnih i poslovnih struktura, raznih organizacija, udruga i šire javnosti.
Zakonodavstvo i novi propisi
Posljednjih desetljeća u našoj zemlji dogodile su se mnoge društvene i ekonomske promjene. Valja napomenuti da situacija još nije u potpunosti sređena. Usvojen je, primjerice, FZ-131 o lokalnoj samoupravi, što je uvelike zakompliciralo i život i djelovanje knjižnica. Međutim, razvijaju se drugi pristupi za upravljanje trenutnom situacijom.
A razvoj projekta jedan je od najučinkovitijih načina da se knjižničarstvo pomakne u suvremeni smjer. Do sada ove tehnike nisu u potpunosti razvijene i često su spontane prirode, međutim, čak i u tim slučajevima pokazuju visok učinak, čak i ako je knjižnica ograničena na implementaciju samo pojedinih elemenata ovog smjera.
Planirani sustav distribucije je već prošlost, zakonska regulativa također, upravljanje je decentralizirano. Sve te promjene ne mogu ne utjecati na psihologiju ljudi, pa tako i knjižničara. U pomoć dolazi jedino računalna tehnologija koja je u posljednje vrijeme napravila nagli skok u razvoju. To je neprocjenjivo u projektnim aktivnostima svake knjižnice - gradske, seoske i dječje.
