Upravljanje dokumentima važna je karika u uredskom radu

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Zadnja promjena: 2024-02-12 08:15

Tijekom rada se podrazumijevaju pravila po kojima se potpisana rješenja promoviraju unutar poduzeća ili institucije od trenutka kada su primljena u arhivsku pohranu. Osnova ovog koncepta je zaprimanje dokumenta, njegovo razmatranje, prijenos izvršnim tijelima, organizacijske mjere za izvršenje, ovjera, izvršenje, pohrana.

Ovo je proces koji uzima u obzir instance kretanja dokumenta zajedno sa brzinom njegovog kretanja kroz te instance. Tijek dokumenata je proces koji mora biti u korelaciji s informacijskim aktivnostima upravnog aparata, s dokumentiranjem svake pojedinačne odluke, pohranjivanjem novoprimljenih dokumenata.

Ogroman broj nedostataka u radu mnogih administrativnih aparata povezan je upravo s lošom organizacijom kretanja dokumenata. Na primjer, proces cirkulacije dokumenta upravljačke odluke trebao bi uključivati tri obvezne komponente:

• informacijska podrška za odluku koja se donosi (ovo uključuje pouzdane informacije,potvrđuje ispravnost odluke);
• dokumentiranje same odluke (regulatorni dokument);
• kontrola nad provedbom (koja uključuje organizaciju predloženog posla, metode izvršenja zadatka, poštivanje uvjeta i rokova).

Kao što se može vidjeti iz gornjeg primjera, tijek rada je prikupljanje informacija na temelju kojih će se izdati administrativna odluka; priprema same odluke, uključujući uređivanje, koordinaciju, izradu do odobrenja. Sve gore navedene faze zahtijevaju kretanje dokumenta ne samo između strukturnih odjela poduzeća, već i između izvođača, od tehničara, stručnjaka do menadžera. Zaključak iz ovog primjera je sljedeći: što je veća brzina kretanja dokumenta, što je veća kvaliteta njegovog izvođenja u svakoj pojedinoj fazi, to je bolji proces upravljanja poduzećem u cjelini.

Sam izraz pojavio se u literaturi još 1920-ih. Tada se vjerovalo da je tijek rada organizacija rada usmjerena na racionalnu izgradnju državnog aparata u cjelini, raspodjelu odgovornosti između različitih izvođača i službi. Godine 1931. Institut za tehnologiju upravljanja prvi je pokušao regulirati jedinstvena načela organizacije uredskog rada. Utvrđena su pravila prema kojima bi se trebao provoditi prihvat i predaja dokumenata, pravila za izvršenje i propis potpisivanja. Sljedeće faze gospodarskog razvoja dobile su zakonsku regulativu takvog koncepta kao što jeuredski rad, gdje je glavni naglasak bio na pojedinačnim tehničkim poslovima. Program upravljanja dokumentima u ovim zakonskim aktima nije spominjan, iako se zapravo sve svodilo na organiziranje kretanja dokumenata. Počevši od 1974. godine potpisan je glavni dokument koji regulira cjelokupni proces upravljanja dokumentima, koji je još uvijek na snazi.

Ovaj zakonski zakon naziva se "Ujedinjeni sustav upravljanja državnim dokumentima" (USSD), čiji su odlomci posvećeni organizaciji kretanja dokumenata, tehnološkim metodama njihove obrade i pravilima primjene. Ova zbirka formulira osnovno pravilo: "Protok dokumenata je operativno kretanje dokumenta najkraćim putem, uključujući minimalne troškove vremena i rada." Samo primjenom odobrenog pravila u praksi može se računati na poboljšanje života stanovništva zemlje, rast gospodarstva države.

Za postizanje ovih ciljeva potrebni su pametni, disciplinirani, odgovorni lideri, za koje će uvođenje tijeka rada temeljenog na USSD-u biti pitanje časti i savjesti.