Zapisnik sa sastanka je dokument koji odražava sve važne odluke ovog događaja. Njegovo netočno sastavljanje, kako u smislu tako i u izvedbi, može dovesti do osporavanja od strane sudionika sastanka. Osim toga, postoji potencijalna opasnost od donošenja pogrešnih odluka uprave ako zapisnik sa sastanka proizvodnje sadrži iskrivljene informacije. Skup jednostavnih preporuka pomoći će vam da ga pravilno uredite.
Tekst ovog dokumenta obično sadrži dva dijela: uvodni i glavni. Zapisnik sastanka (njegova prva polovica) uključuje opis glavnih parametara događaja: pozicije, puno ime. članovi, predsjednik i tajnik. Kada netko od prisutnih ima poseban status (pozvani, stručnjak, promatrač i sl.), to se također bilježi u dokumentu. Ako je sastanku prisustvovalo mnogo ljudi, zapisnik sa sastanka može sadržavati podatke o njimaposeban list, koji je neodvojivi dodatak ispravi. Uvodni dio završava dnevnim redom koji sadrži popis pitanja koja se razmatraju. Poželjno ih je poredati po važnosti, ali mogu postojati i drugi čimbenici koji utječu na mjesto na listi pitanja. Na primjer, struktura dnevnog reda može ovisiti o logičnom odnosu dijela njegovih pitanja ili o zapošljavanju osoba koje sudjeluju u događaju. Sam dokument je sastavljen na zaglavlju organizacije (njezinog odjela), mora biti naznačeno kada je sastanak održan.
Zapisnik sa sastanka u glavnom dijelu mora odgovarati uvodnom dijelu. Konkretno, njegove bi točke trebale ići istim redoslijedom kao na dnevnom redu. Algoritam za izradu teksta koji bilježi informacije o svakoj točki dnevnog reda je sljedeći: "slušao", "govorio", "odlučio". Glavno pravilo pri pisanju ovog dijela protokola je da se ne pretvara u neku vrstu prijepisa.
Konkretno, podparagraf "slušao" opisuje tko je bio glavni govornik o tom pitanju, što je predložio na kraju svog govora. Prema riječima govornika, naznačeno je i tko je rekao što je predložio. Odluka utvrđuje konačan stav većine sudionika sastanka. Ako je usvojen glasovanjem, onda je naznačeno koliko je ljudi bilo za, koliko protiv, kao i broj suzdržanih. Ovisno o važnosti pitanja o kojima se raspravlja, može se navesti puno ime. ljudi koji su zauzeli jednu ili drugu poziciju.
Zapisnik sjednice sastavlja tajnik, a sam dokument potpisuju izvršitelj i predsjedavajući sjednice. Izvor informacija za njegovu kompilaciju su rukopisne nacrte, snimke napravljene diktafonom, transkripti. Ako je za rješavanje pitanja utvrđenih tijekom sastanka potrebna ovlast višeg dužnosnika koji nije sudjelovao na sastanku, može se dodatno dati suglasnost na odluke ovog voditelja. Potpisani i registrirani protokol može se poslati kao jedan dokument ili kao izvod službenicima koji su obuhvaćeni samo dijelom pitanja.
