Zašto nam je potrebna matrica odgovornosti?

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Zadnja promjena: 2024-02-12 08:14

Projektna aktivnost omogućuje vam da najučinkovitije upravljate omjerom raspoloživih resursa, vremena i kvalitete konačnog proizvoda. Uz pomoć kompetentnog planiranja moguće je pravovremeno provesti korektivne upravljačke radnje u bilo kojem trenutku u svakoj fazi životnog ciklusa projekta. Korištenjem odgovarajuće metodologije moguće je unaprijed izračunati ukupni trošak izrade tehničke dokumentacije, prosječno trajanje provedbe, te odrediti odgovorne osobe u svakoj fazi (OBS struktura, RAM matrica). Važno je ispravno planirati kompletan popis radova (izgraditi WBS osnovu projekta) i redoslijed njihove provedbe (prikazati PDM mrežu). Unaprijed treba identificirati lanac zadataka čiji napredak treba najpažljivije kontrolirati. Budući da nemaju rezervu, ukupno trajanje njihove provedbe određuje ukupno trajanje projekta (prema metodi kritičnog puta).

Značajno olakšanje upravljanja olakšava takav alat kao što je matrica odgovornosti (ili linearnaraspored). Izgrađena je na temelju unaprijed razvijene WBS strukture (hijerarhijska osnova za obavljeni posao) i OBS strukture (organizacijska struktura po izvođačima). Koristi se za ostvarivanje vodstva kroz uvođenje načela odgovornosti (Principle Responsibility).

Neophodno je personalizirati svaki od zadataka sadržanih u programu prema odgovarajućim stručnjacima. Za projekt je stvorena matrica odgovornosti - ovo je prikaz planiranih veza (najčešće - grafički). Prikazan je u obliku tablice na temelju omjera WBS i OBS struktura. Tada je prvi predstavljen kao okomiti redovi matrice, a drugi kao horizontalni stupci. Za svaki WBS element identificira se zaposlenik koji će koordinirati njegovu provedbu. Odgovarajući znak se stavlja na sjecište dviju komponenti.

Matrica odgovornosti, ako se napravi ispravno, trebala bi dati ideju o tome tko upravlja izvršavanjem svake veze u hijerarhijskoj strukturi niže razine. Samo jedna osoba može biti odgovorna za izvođenje bilo kojeg od WBS elemenata. Ali napredak nekoliko komponenti rada može kontrolirati jedna osoba.

RAM - ovako se ukratko označava matrica odgovornosti projekta (Responsibility assignment matrica) - raspodjela izvješćivanja i odgovornosti u obliku tablice. Za dobro organiziran program, mora se poštivati pravilo da se izvođenje bilo kojegciljeve je kontroliralo određeno upravljačko tijelo. Na primjer, voditelj projekta - misija (svi zadaci), odgovorni izvršitelji - pojedini elementi itd. Zapravo, na taj način se gradi stablo golova. Mora odgovarati redoslijedu podjele strukture kojoj je povjerena provedba ideje. Funkcionalne odgovornosti svih osoba uključenih u planirani rad određene su matricom odgovornosti. Služi za određivanje skupa zadataka, a ljudi su osobno odgovorni za njihovu provedbu.

Namjenski softver olakšava pripremu projekta. Uz njegovu pomoć možete puno brže izraditi WBS i OBS strukture, popise radova s organizacijom po fazama i kontrolom. Stvorena je ista matrica odgovornosti RAM-a, ali u detaljnijem obliku. Tako je bez pretjeranog truda moguće nabaviti potrebne tablice u odgovarajućim programskim paketima. I također, ako je potrebno, brzo promijenite sve podatke o projektu, dok istovremeno primate njihov ažurirani grafički prikaz.