Je li protokol službeni dokument?

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Zadnja promjena: 2024-02-12 08:09

Riječ protokol svima je na usnama. Uredski ga djelatnici redovito čuju na sastancima, policajci ga koriste u svojim profesionalnim aktivnostima, a šefovi država i diplomati prisiljeni su pridržavati se pravila koja on diktira. Što je protokol? Saznat ćemo u nastavku.

Značenje protokola

Kao i mnogi drugi izrazi, ova riječ ima nekoliko značenja. Sve ovisi o području djelovanja u kojem se željeni koncept primjenjuje. Dakle, pogledajmo najčešće situacije kada je uobičajeno govoriti o protokolu.

Kada je u pitanju poslovno okruženje, protokol je dokument koji opisuje događaj koji se odvija (sastanak, sastanak, upravni odbor, itd.).

O policiji smo već spomenuli, koja također često sastavlja sličan dokument. U ovom slučaju se podrazumijeva utvrđivanje činjenice zločina ili kaznenog djela.

U međunarodnom formatu, protokol je skup pravila kojih se treba pridržavati tijekom službenih sastanaka između državnih dužnosnika, kao i diplomatskih osoba. Na primjer, postoji protokol sastanaka pročelnikadržave ili u posjetu predsjedniku.

Međutim, u ovom članku ćemo se usredotočiti na koncept poslovnih protokola.

Minuti sastanka

Poslovni sastanci sastavni su dio svih procesa u poslovnom okruženju. Mogu se održati službeno, uzimajući u obzir zakazano vrijeme i samo u uredu. Neformalni poslovni sastanci također su vrlo popularni. U drugom slučaju, možete bez protokolarne potvrde razgovora. Ako je sastanak službeni, onda mora biti pismeno u skladu sa svim pravilima.

Zapisnik vodi tajnik ili druga osoba s takvim ovlastima. Kako biste pratili tijek razgovora, pokušajte smisliti okvirni popis pitanja o kojima će se raspravljati na sastanku. Također bi bilo korisno imati diktafon kako ne biste propustili detalje, jer je protokol vrlo detaljan opis poslovnog događaja.

Treba zabilježiti imena prisutnih i odsutnih. Za sebe možete napraviti bilješke o lokaciji svih koji su došli na sastanak kako biste bez grešaka naznačili autorstvo određenih riječi.

Na početku svakog sastanka određuje se redoslijed po kojem će se pitanja razmatrati, svakako to zapišite doslovno.

Ako je bilo glasovanja na sastanku, navedite njegove rezultate (koliko je ljudi glasalo "za", a koliko "protiv"). U slučaju kada je na sastanku bio manji broj prisutnih, imate priliku označiti i imena i prezimena svih koji su glasali.

Ne odgađajtepodnošenje protokola na pozadinu, jer za to vrijeme možete zaboraviti detalje sastanka.

Minute pregovora

Pregovori se razlikuju od običnog poslovnog sastanka po tome što se obično raspravlja o jednom ili nekoliko pitanja koja igraju veliku ulogu za obje strane. U ovom slučaju, protokol je prilika za snimanje svih nijansi razgovora i zahtjeva stranaka. Pitanje koje se razmatra ne rješava se uvijek odmah nakon prvih pregovora, pa je direktorima ili drugim zaposlenicima potrebno vrijeme i potpune informacije o sastanku.

Protokol pregovora sastavlja se po istom principu kao i svaki poslovni dokument.

Potrebno je navesti datum opisanog događaja, broj dokumenta i punu verziju naslova. Nakon toga slijedi uvod u kojem se nužno navodi popis prisutnih i glavna pitanja za raspravu.

U glavnom dijelu informacije se obično dijele na tri dijela: “Slušao”, “Izgovorio”, “Odlučio”. U punoj verziji protokola riječi svih govornika citiraju se doslovno. U nekim slučajevima se izdaje i izvod iz protokola, koji umnožava određeni dio.