Osnovne norme i pravila poslovnog bontona za uredskog radnika i državnog službenika

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Zadnja promjena: 2024-02-12 08:08

Kada počnete raditi, uskoro ćete shvatiti da sposobnost poštivanja osnovnih pravila poslovnog bontona doprinosi profesionalnom uspjehu na bilo kojem području i da se cijeni jednako kao i poslovne kvalitete. Pomoći će vam da se lako uklopite u svaki tim i brzo steknete kredibilitet kod kolega i menadžmenta, pogotovo ako brzo uspijete uloviti razliku između poslovnog i svjetovnog bontona i naučite odabrati ispravnu liniju ponašanja.

Osnovni poslovni bonton

Dobro ponašanje u uredu ili državnom uredu donekle se razlikuje od onoga što se vani smatra pristojnim (uobičajenim).

• Ako je vođa muškarac, žene ne bi trebale očekivati da će ustati kada uđu u ured. Iako među šefovima ima i odgojenih muškaraca koji imaju tu naviku dovedenu na razinu refleksa i koji uvijek ustaju kada gospođa uđe u sobu, ovo je iznimka. I neka je lijepo, ali ipak je sekularni ton na poslu neprikladan. U uredu,u vladinoj agenciji, muškarac prvi prolazi kroz vrata, a kada ste na poslovnom putu, on prvi ulazi u auto.
• Riječi "hvala" i "molim" u radnom okruženju su još poželjnije nego u "društvenom životu". Zahvalite svojim kolegama na svakoj, pa i najnevažnijoj usluzi, i ne zaboravite na „čarobnu riječ“kada uputite zahtjev ili jednostavno prenesete nalog svojih nadređenih nekom od zaposlenika.
• Uvijek se nasmiješite kada pozdravljate kolege i uzvratite im osmijehom.
• Razgovarajte s ljudima mirnim, prijateljskim tonom i pokažite im znakove pažnje, bez obzira na njihov spol.
• Ako muškarac koji ide ispred vas do vrata ima puno dokumenata, prestignite ga da otvori vrata i pustite ga da prođe. Pomoć u uredu uvijek bi trebala biti ona kojoj je prikladnija i prikladnija, međutim, u službenim odnosima postoji jasna hijerarhija koju morate osjećati i održavati. To ne znači da biste trebali biti sramežljivi pred svojim nadređenima ili pokazivati povećanu pažnju na svaku riječ, ne, ali trebate mu ili njoj odati dužno poštovanje.

Prihvaćena pravila poslovnog bontona mogu se značajno razlikovati ne samo u različitim industrijama, već iu pojedinim tvrtkama. Međutim, postoje pravila kojih se moraju pridržavati i uredski i državni službenici. Među njima su poštivanje točnosti, usklađenost s imidžom tvrtke u odjeći, sposobnost čuvanja tajni i sposobnost ostavljanja osobnih problema izvan posla. Razgovarajmo o svakom od ovih pravila detaljnije.

Potreba učiniti sve na vrijeme

Pravila poslovnog bontona u uredu, državnoj agenciji zahtijevaju da uvijek dolazite na posao na vrijeme, da sve poslove obavljate na vrijeme. Neprihvatljiva su kašnjenja, kašnjenja u radu koji se moraju predati točno u obećano vrijeme.

Nikad ne propustite poslovni sastanak, dođite na njih ranije kako ne biste ugrozili ugled tvrtke, a ne samo svoj. Ako trebate zakasniti, upozorite na to unaprijed, nadležni bi trebali biti svjesni gdje se nalazite. Zapamtite da su poštivanje točnosti, točnosti u svim pitanjima neophodna pravila poslovnog bontona za državnog službenika i uredskog djelatnika, kao i manifestacija poštovanja prema drugima, prirodnog za svaku obrazovanu osobu.

Kako se pravilno odjenuti za ured ili državnu službu

Mora se pridržavati redovnog poslovnog kodeksa odijevanja.

• Izgled zaposlenika treba biti u skladu s imidžom tvrtke, stvarajući ugodan dojam, a kada radite u državnoj agenciji, to je još važnije.
• Žene moraju nositi suknje i haljine ne duže od koljena, dopuštena su krojena odijela za hlače. Za rad u uredu neprihvatljivo je nositi odjeću jarkih, blještavih boja sa šljokicama, kamenčićima i usku odjeću.
• Muškarci bi se trebali držati poslovnog odijevanja, nositi odijela, hlače, košulje sa ili bez kravate. Traperice i veste najbolje je isključiti iz radnog ormara.
• Možete nositi na posaoskroman nakit koji odgovara outfitu, kao i ostali detalji kostima.

Politika privatnosti

Morate biti u stanju čuvati tajne tvrtke, bilo koje transakcije, bez širenja ove teme ni na kolege ni na svoje voljene. Nemojte čitati pisma namijenjena drugim osobama, sve poruke prenosite osobno, bez posrednika i neovlaštenih osoba. Ako trebate poslati faks, unaprijed nazovite primatelja kako bi bio u blizini i mogao osobno primiti dokument ili pismo. Nemojte miješati svoj osobni život s poslom, ne pričajte o problemima u životu, tražite utjehu ili pomoć od kolega. U uredu je važno zadržati prisebnost i dobro raspoloženje, bez obzira na loše raspoloženje. Ova pravila poslovnog bontona za državnog službenika i uredskog radnika moraju se strogo poštivati.

Vi i vaš šef

Pravila poslovnog bontona za podređene podrazumijevaju udaljeno, nepoznato obraćanje menadžeru. Čak i ako je šef (šef) djevojka ili mladić samo malo stariji od vas, vrijedi reći "ti". Ako ste u uredu upravitelja, a uđe poslovni partner ili drugi šef, hoćete li ostati ili otići, on mora odlučiti hoće li vas tražiti da odete, nema razloga da se osjećate omalovaženim. Ako vas šef ikada uvrijedi pred strancima, nemojte odgovarati istom mjerom. Ako ste uznemireni, nemojte iskakati iz ureda, pokušajte mirno izaći i pronaći osamljeno mjesto gdje se možete smiriti. NeRazgovarajte o tome što se dogodilo s kolegama. Možete rješavati stvari s voditeljem izvan radnog vremena, mirno slušajući njegove želje i izražavajući svoje pritužbe. Što je šef viši, to je vaša uloga teža, a u nekim situacijama važno je zapamtiti pravila poslovnog bontona. Ako posebno cijenjenu osobu treba otpratiti hodnikom neke ustanove, morate otvoriti vrata kako biste propustili važnog gosta, a zatim se kretati pored njega, zaostajajući za samo četvrt koraka. Ako se hodnik račva, morat ćete pokazati smjer gracioznom kretnjom. Ako hodnik vijuga, možete reći "Pusti me da te prošetam" i onda hrabro samo naprijed.

Nekoliko riječi o lošem ponašanju

Postoje norme i pravila poslovnog bontona koji su nedvosmisleni za sve zaposlenike: ne čitajte tuđa pisma, govorite suzdržano i pristojno, budite prijateljski raspoloženi s kolegama i držite distancu od nadređenih. Ali ponekad se na poslu napravi iznimka od ovih pravila, na primjer, kada trebate pronaći dokument na stolu drugog zaposlenika koji nije tamo. Općenito ponašanje u službi i uredu treba biti dostojanstveno, s besprijekornim manirima. Stalno trebate pratiti svoje ponašanje, kako hodate, komunicirate, sjedite. Upamtite da je nepristojno dirati nos, uši, kosu ili druge dijelove tijela u javnosti.

Što se nikada ne smije raditi na radnom mjestu:

• Žvači, biraj zube.
• Grickanje pera, olovaka, papira ili noktiju.
• Korektna šminka, manikura, farbanje usana na radnom mjestu - ovo su osnovna pravilaposlovni bonton za tajnicu.
• Zijejte ne pokrivajući usta.
• Stavi noge na stol, prekriži noge

Obavezno dnevno:

• Održavajte čistoću odjeće, kose, tijela, koristite dezodorans, ali ne i parfem.
• Nosite uredan rupčić.
• Brinite se o zdravlju zuba.

Ova pravila i želje su neizostavne norme bontona, omogućuju vam da postanete ne samo dobar, vrijedan zaposlenik, već i ugodna osoba s kojom želite imati posla. Izgled je najbolji način da pokažete poštovanje prema drugim ljudima.

Pravila lijepog ponašanja u ophođenju s kolegama

Kada prvi put počnete raditi u uredu i upoznate svoje kolege, počinjete graditi odnose koji će odrediti klimu u timu i rezultate zajedničkog rada. Kako se ponašati da bi ih osvojili? Budite prijateljski raspoloženi sa svima, ali nemojte se odmah pokušavati zbližiti s jednom osobom, dajte si malo vremena da bolje upoznate ljude. Slobodno pitajte zaposlenike o poslu, ali u početku nemojte s njima razgovarati osobno. Ne brinite ako se niste uspjeli pridružiti timu od prvog dana, u tome nema ništa loše. Uvijek zahvalite kolegama na pomoći i zapamtite da ne idete dalje od pravila ponašanja poslovne komunikacije.

Na primjer:

• ne gnjavi svoje kolege svojim razgovorima i ne miješaj se u tuđe razgovore;
• ne ogovaraj i ne slušaj tračeve, ne prisluškuj tuđetelefonski pozivi;
• ne razgovarajte s kolegama o pitanjima zdravlja i tjelesnih funkcija;
• ne pokušavajte izraziti ili nametnuti svoje osobno mišljenje ni u jednoj prilici;
• ne grdite nikoga u prisustvu stranaca, čak i ako ste tri puta u pravu, iznenada ste izgubili živce - odmah se ispričajte;
• nemojte se pretvarati da ste zauzetiji od drugih, ponekad možete pristojno zamoliti svoje kolege da ne prave buku, ali to učinite pristojno i bez poziva;
• nemojte biti sebični, u svom službenom žaru, pokušajte ne nauditi svojim kolegama kako biste zaradili neku prednost ili naklonost nadređenih.

A glavno pravilo poslovnog bontona, kako za uredskog radnika tako i za državnog namještenika, glasi: “morate biti pristojni, taktični, ljubazni i tolerantni u ophođenju s kolegama i menadžmentom, nikada ne raspravljajući o svojim emocijama.”

Telefonski bonton za tajnicu

Prvi dojmovi o tvrtki često se stvaraju telefonom, a lošeg se prvog dojma teško je riješiti. Vrlo često, kada poslovno zovete tvrtku, možete naići na odgovor koji nema nikakve veze s poslovnim bontonom ili jednostavnim pravilima ljubaznosti. Neki zaposlenici odgovaraju na uredski telefon kao da čine uslugu, drugi ne smatraju potrebnim imenovati tvrtku ili odjel. A svi znaju kako je nakon toga ugodno razgovarati telefonom s dobro odgojenim ljudima koji brzo, ljubazno odgovaraju i izražavaju spremnost da pomognu.

Na telefonske pozive obično odgovara tajnik, ali ne samo on, već i svi zaposlenici trebaju poznavati osnovna pravila ponašanja u poslovnoj komunikaciji, kojih se važno pridržavati prilikom telefonske komunikacije.

• Ne tjerajte ljude da čekaju odgovor, odmah podignite telefon i javite se. Ako ne možete razgovarati, zamolite da uzvratite poziv, ne tjerajte pozivatelja da čeka. A uključivanje glazbe u liniju radi popunjavanja praznine smatra se lošim ponašanjem.
• Odmah nakon što podignete slušalicu, pozdravite se, nazovite svoju tvrtku i predstavite se. Ako radite u velikoj instituciji, morate imenovati određeni odjel koji će pozivatelju pomoći da pronađe put.
• Kada se od telefona zatraži netko drugi, prihvatite njegovu poruku ili ponudite da nazovete kasnije.
• Tijekom razgovora držite se pod kontrolom i ponašajte se korektno čak i s najsporijim kupcima. Ako je osoba na rubu, pomozite joj da se smiri, ali kao odgovor na uvredu, samo spustite slušalicu.
• Pazite na govor i birajte riječi, zapamtite da je žargon u poslovnoj komunikaciji potpuno neprikladan. Nikada nemojte reći "da" ili "u redu", samo "da", "u redu" ili "naravno".
• Držite telefon u rukama, a ne između ramena i brade, govorite jasno i izravno u mikrofon, a ne mimo. I nikad ne pričaj punim ustima.
• Kada nazovete, pozdravite se i odmah identificirajte sebe i tvrtku koju predstavljate. Budite pristojni, kratki i jasni.

Poslovni bonton u ophođenju s posjetiteljima

Državni službenici i uredski radnicizaposlenici često primaju klijente u svom uredu. Lijepo ponašanje ovdje je iznimno važno, ljudi vole imati posla s nekim tko im pokazuje poštovanje. Pravila bontona u poslovnoj komunikaciji i ponašanju moraju se poštivati u svemu: i u susretu s posjetiteljem na vratima, u pomaganju mu da se skine, i u tome da ga ne tjera da čeka. Ako još morate čekati, svakako se ispričajte, čak i ako niste vi krivi za ovo kašnjenje, ponudite mu čaj ili kavu. Dočekajte ljude prijateljskim osmijehom, pokušajte uspostaviti neformalne kontakte, ali nikada ništa ne ogovarajte. U razgovoru držite distancu, ali budite korektni, pristojni i strpljivi. Isprati posjetitelje do vrata ureda kao da su vaši gosti.

Dobar ton u poslovnim pismima

Pravila ponašanja poslovnog dopisivanja utječu i na izgled i na sadržaj, na sadržaj samog pisma. Prije pisanja morate sastaviti plan koji će vam pomoći da sažeto i jasno iznesete bit stvari. Pritom je važno uzeti u obzir nekoliko obveznih pravila za vođenje poslovne korespondencije.

1. Slovo mora biti ispravno napisano u smislu stila, pravopisa i interpunkcije.
2. Obično se tiskaju službene poruke, to je znak poštovanja prema primatelju.
3. Prema pravilima lijepog ponašanja, nijedno pismo, osim zahvale, ne smije ostati bez odgovora.
4. Pismo mora biti uredno oblikovano, uobičajeno je pisati poslovna pisma samo na bijelom papiru A-4.
5. Uvijek datirajte slova u donjem lijevom kutu i ostavite osobni potpis, prezime iinicijali.
6. Prilikom oslovljavanja uobičajeno je koristiti riječ "dragi (s)", a kada se koristi osobna zamjenica "Vi", pisati velikim slovom.

Zaključak

Savršenstvo se postiže marljivošću i ponavljanjem. Težite izvrsnosti u svemu, proklamirajte pravila poslovnog bontona - u načinu držanja, u načinu govora i kretanja, ali nemojte se zaustavljati samo na vanjskom očitovanju lijepog ponašanja, ispravljajte nedostatke vlastitog karaktera, budite pažljivi kolegama, naučite se izdržljivosti i strpljenju, ponašajte se prema sebi i prema drugim ljudima s jednakim poštovanjem. Ako marljivo radite, uskoro ćete primijetiti rezultate koji će vam promijeniti život.